Aujourd’hui, élaborer des rapports est essentiel pour rendre compte de son activité et être audible auprès de votre direction ou du COMEX. Pour autant, les reportings sont plutôt récents dans les Directions Juridiques.
Si vous ne savez pas par où commencer, voici quelques idées pour vous aider à mettre en place les « bons » indicateurs.
Parlons cash
Avant toute chose, avez-vous connaissance du budget de votre département comparé au chiffre d’affaires total de votre organisation ? Sinon, n’attendez plus et posez la question à votre direction financière.
Vos dépenses
Il s’agit ici d’identifier vos postes de dépenses, par exemple :
- Les conseils externes : leurs honoraires, bien sûr, mais également leur performance et réactivité.
- L’évaluation des tiers et notamment les enquêtes de due diligence.
- Les licences en cas de digitalisation.
- Les déplacements.
Les gains ou économies réalisées grâce à vous
Les directions juridiques et conformités sont très impliquées dans la gestion des risques et notamment dans la gestion des contentieux. Quelques idées de KPIs :
- Le montant des créances recouvrées grâce à l’intervention de votre département.
- Le montant des pénalités (de retard ou non-conformité par exemple) non appliquées grâce à votre intervention.
- Le nombre de contentieux transigés, gagnés, perdus ainsi que leurs montants.
Parlons efficacité
Le quotidien opérationnel de votre équipe
Il va s’agir ici de mesurer la charge de travail de votre département, en suivant par exemple :
- Le type de demandes / dossiers traités.
- La complexité des demandes / dossiers traités.
- Le nombre de dossiers traités.
- Le délai moyen de traitement d’une demande / d’un dossier (attention, il est important de prendre en compte la nature et la complexité des dossiers traités).
- Le nombre de négociations contractuelles menées.
- Les clients internes qui vous sollicitent le plus.
- Les types, nombres et pourcentage d’avancement de projets en cours (opérations de fusions, acquisitions, projet de transformation / digitalisation, etc.).
Petit à petit, vous pourrez identifier et automatiser les sujets à faible valeur ajoutée pour vous consacrer à ceux où votre plus-value est importante. En parallèle, si le nombre de dossiers traités est en augmentation constante, vous aurez des données objectives pour demander à digitaliser, outsourcer et/ou recruter.
Les outils que vous avez mis en place
Au-delà du quotidien opérationnel, qu’avez-vous mis en place ? Peut-être :
- Des documents standard (dans ce cas, identifier les différents types [contrats, courriers, clauses, etc.] et le volume).
- Des politiques et/ou procédures internes et externes.
- Des guides, des e-learnings, des supports de sensibilisation, des infographies, etc.
- Une ou des page(s) intranet.
La sensibilisation / formation des équipes
Une fois que vous aurez identifié les clients internes qui génèrent les plus fortes sollicitations, vous pourrez mettre en place ou améliorer vos plans de formation. Voici quelques indicateurs pour vous permettre d’identifier vos besoins et suivre vos performances :
- Le type de formation (protection des données, anticorruption, responsabilité contractuelle, délais de paiement, etc.) à déployer.
- Le temps passé à créer le contenu de la formation.
- Le temps passé à dispenser la formation.
- Le nombre d’apprenants.
- Le nombre de formations suivies par votre équipe pour développer ses compétences / connaissances.
Exposition aux risques
C’est un facteur incontournable, surtout pour des DPO ou Compliance Officers. Voici quelques indicateurs utiles pour visualiser et mesurer l’exposition aux risques :
- La cartographie des risques.
- L’évaluation des tiers.
- La gestion des conflits d’intérêts / cadeaux et invitations.
- L’existence d’apporteurs d’affaires.
- Le nombre d’affaires sans contrat signé.
- Le nombre et types de litiges / contentieux.
- Le nombre de signalements via le dispositif d’alerte.
Facteur humain
Il est également pertinent de parler :
- Du turnover dans votre équipe.
- D’absentéisme.
- Du nombre de personnes recrutées en plus.
- Des évènements de team building ou autre.
Parlons communication
L’ensemble des indicateurs listés ci-dessus vous seront bien entendu utiles pour gérer votre département au quotidien. En parallèle, utilisez les pour promouvoir le travail de votre équipe auprès du reste de l’entreprise.
Pour ce faire, vous communiquez régulièrement par les canaux habituels de votre organisation (mail, équipes, intranet, etc.).
Pensez à faire un rapport annuel d’activité
Ce rapport d’activité est, en principe, alimenté par l’ensemble des KPIs listés ci-dessus.
À quoi sert-il ? À faire de l’autopromotion.
Auprès de qui ? À l’équipe dirigeante bien sûr, mais également votre équipe. Cela permet de se rendre compte du travail accompli durant de l’année écoulée et de se projeter sur l’avenir.
Notre recommandation : pour que le rapport soit prêt avant les congés de fin d’année, commencez à le préparer dès septembre.
